Mai come in questi giorni mi sono resa conto di quanto sia
fondamentale una buona programmazione del tempo a disposizione per la buona
riuscita di un congresso, soprattutto se non voglio far saltare le scadenze o
ritrovarmi alle 3 di notte ad inserire le richieste ministeriali.
Il rientro dalle ferie è stato molto turbolento… aimè le
vacanze ci hanno portato via un mese di lavoro che in qualche modo dobbiamo
recuperare… e con 22 congressi in meno di 3 mesi, potete immaginare che le cose
non siano semplici.
Come già avevo accennato in un precedente post, la
realizzazione di un congresso comincia 3 mesi prima e finisce 3 mesi dopo la
data dell’evento (per i grandi congressi può iniziare fino a un anno prima).
E' facile fare due conti… i congressi di Settembre, Ottobre e Novembre si organizzano ad Agosto, in piene ferie.
Inoltre le scadenze sono più di una, a seconda del tipo di
sponsor coinvolti, e conciliare le esigenze degli sponsor con i tempi dei
relatori diventa a volte impossibile.
Parliamo degli sponsor, che vanno contattati anche 100
giorni prima perché giustamente, devono mettere a budget l’evento se ritenuto
interessante, presentarlo in sede e farlo approvare.
Se viene approvato verrà richiesto il programma il più
completo possibile e, a seconda se lo sponsor è AIFA oppure no, avremo dei
tempi diversi.
Se lo sponsor è AIFA: 60 giorni prima noi provider dobbiamo
inviare allo sponsor il programma definitivo con tutti i relatori, specificando
il loro codice fiscale e la loro qualifica.
Altrimenti se gli sponsor non sono AIFA la scadenza per
tutti è a 30 giorni dall’evento.
A questo punto arrivano le note dolenti… 30 giorni prima noi
provider dobbiamo depositare sul sito di
Age.Na.S i seguenti documenti: Programma definitivo, curriculum di tutti
i relatori, elenco dei relatori con rispettivi codici fiscali e i contratti di
sponsorizzazione con tutti gli sponsor… Insomma una quantità infinita di
documenti.
Voi direte… che problema c’è? Basta chiedere!
Non è così facile… Per prima cosa dobbiamo contattare il
responsabile scientifico, che solitamente è un medico che giustamente fa altro
nella vita, e lo stressiamo finchè non ci fornisce il programma definitivo e i
relatori (possibilmente chiediamo anche un recapito dove poterli contattare).
Poi iniziamo a stressare i relatori, altri medici che hanno
ben altro a cui pensare, per avere i curriculum e i codici fiscali.
Contemporaneamente stressiamo gli sponsor, prima per sapere
se partecipano e poi per avere i contratti firmati (sponsor stressati da chissà
quanti provider contemporaneamente)
Tutto ciò mantenendo i tempi richiesti e rispettando tutte
le varie normative ecm.
Non parliamo poi della pubblicizzazione del corso, della
registrazione dei partecipanti, della logistica, del report xml e dell’invio
degli attestati.
Mi chiedo quindi… tutta questa burocrazia serve a qualcosa?
Fondamentalmente penso di si… ma in giorni come questi chiedo a tutte le parti
coinvolte nel sistema ecm un po’ di collaborazione e comprensione.
Mi scuso con voi sponsor per le continue richieste di
sponsorizzazione ma soprattutto chiedo scusa a voi relatori/responsabili
scientifici per l’insistenza con cui vi chiedo i programmi, i curriculum e i
codici fiscali.
A tutti VOI buon weekend, fino a lunedì vi lascio in pace!
